Unidad 5. Monitoreo del desarrollo de las cadenas de valor
Introducción
El monitoreo asegura que un proyecto vaya en el rumbo correcto. Además, la dinámica de los mercados y del entorno comercial en general exigen que las actividades para facilitar el mejoramiento de la cadena sean monitoreadas constantemente. Esta unidad presenta los principios esenciales para monitorear el fomento de la cadena de valor y finaliza el ciclo de unidades dirigidas a las tareas de los facilitadores. Así que, partiendo de la selección de una cadena de valor para su fomento, pasamos por la facilitación del proceso y la formulación de proyectos y programas, realizamos algunos análisis, consideraciones estratégicas para llegar a la formulación de estrategias de mejoramiento y finalmente llegamos al monitoreo de resultados.
Este capítulo es relevante para los actores que promueven el desarrollo de la cadena de valor y para entidades gubernamentales y agencias públicas de desarrollo que a menudo tienen un mandato y una agenda más amplios. Aquí la cuestión es si las inversiones en políticas, programas y proyectos realmente han tenido el impacto de desarrollo esperado. Los programas de cadenas de valor deben justificar el gasto de recursos públicos y, por lo tanto, deben asegurarse de lograr sus objetivos.
Las empresas privadas que promueven iniciativas para el desarrollo de cadenas de valor tienen en su mayoría objetivos definidos de forma estricta de acuerdo con sus intereses. Para ellos, la pregunta es si han cumplido sus objetivos. El seguimiento basado en resultados es una buena herramienta de gestión para garantizar que un proyecto se mantenga en curso.
El monitoreo da seguimiento a la estructura de la cadena de valor y los parámetros económicos ambientales y sociales para entender cómo evoluciona la cadena de valor:
Éstas y otras preguntas similares dan lugar a observaciones de gran interés para todos los interesados y las respuestas a estas interrogantes son una guía para la implementación del proyecto.
El monitoreo tiene una función de gestión que puede referirse a diferentes tareas de la administración de proyectos. Esta unidad se centra en el monitoreo de resultados e impactos. El enfoque puede clasificarse como una herramienta para la gestión basada en los resultados, un concepto que se enfoca en los servicios (outputs), beneficios, logros e impactos de un proyecto, más que en los insumos (inputs) y actividades. Por ende, no se incluye el monitoreo financiero y de actividades.
Usualmente el monitoreo de impacto desempeña dos funciones:
1) Los operadores y apoyadores de la cadena de valor deben tener una idea clara de cómo evoluciona la cadena de valor para establecer nuevos objetivos y tomar decisiones. La actualización periódica de los análisis de la cadena de valor ayuda a descubrir las tendencias y detectar los factores que impulsan el cambio. Proporciona orientación estratégica y permite revisar la visión general para el desarrollo de la cadena de valor.
2) En un segundo nivel, cada actor público y privado debe rendir cuentas individualmente de sus contribuciones al desarrollo de la cadena de valor. Los programas y proyectos de la cadena deben complementar el panorama general de la cadena de valor con información sobre la importancia de sus servicios específicos. Esto es particularmente importante para las agencias públicas y otros “inversionistas de impacto” que buscan promover el desarrollo sostenible. Los proyectos de desarrollo deben mostrar en qué medida están logrando sus objetivos, además de contribuir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible, en especial con aquellos relevantes para el fomento de la cadena (ver unidad 1). La información del monitoreo se utiliza para elaborar informes, sentar las bases para las evaluaciones y la comunicación del proyecto.
Los dos primeros pasos son formular y poner en funcionamiento el modelo de resultados de un programa o proyecto de cadena de valor. El tercer paso realiza las tareas de recopilación y análisis de datos, seguido del cuarto paso, que conduce al uso de la información para la gestión de programas.
Las siguientes secciones tienen por objeto mostrar algunos elementos del sistema general de monitoreo aplicándolo al marco referencial del enfoque de cadenas de valor. Los principios básicos del monitoreo de impacto no son específicos de los proyectos de fomento de cadenas de valor y no serán repetidos aquí. Lo que determina que el sistema de monitoreo sea específico es la formulación del modelo de resultados del proyecto en particular, sus indicadores y fuentes de datos.
Paso 1. Formular un “modelo de impactos” a partir de los resultados del proyecto
El modelo realizado con resultados explica los cambios económicos, sociales y ambientales que se supone genera un programa de desarrollo de cadenas, proporcionando “una hoja de ruta sobre cómo se espera lograr el impacto previsto.
Los analistas y técnicos visualizan la “teoría del cambio” que se supone genera un programa o proyecto para el mejoramiento de una cadena de valor en un modelo de resultados. Este modelo describe cómo la organización espera alcanzar su impacto previsto y describe una “narrativa de impacto” del proyecto.
Este modelo tiene que estar de acuerdo con la visión para el desarrollo de la cadena de valor y los objetivos específicos del proyecto o programa específico y reconstruye la estrategia de la cadena de valor formulados en el paso anterior, intentando explicar cómo los recursos de un proyecto se convierten en los resultados económicos, sociales y ambientales deseados. Los modelos de resultados ayudan a aclarar la estrategia del proyecto y son la base para la planificación, el seguimiento y la evaluación posteriores del proyecto.
La importancia de trabajar con el equipo para desarrollar o revisar juntos el modelo causal no radica en que permita llegar a un formato en particular, sino que posibilita llegar a un punto en el que todos pueden ponerse de acuerdo sobre cómo se espera que sus actividades conduzcan a resultados e impactos. Por lo tanto, debes concentrarte en generar un acuerdo entre el grupo en lugar de orientarte con tus propias ideas.
Un formato común para estructurar el vínculo entre el proyecto y los objetivos previstos es una secuencia que va desde las actividades del proyecto, pasa por los productos y los resultados, hasta el impacto directo (objetivos) e indirecto (Objetivos de Desarrollo Sostenible).
Los caminos o vías de impacto se colocan en una tabla como se muestra a continuación:
La secuencia “genérica” que se muestra en el recuadro anterior ilustra los vínculos de causa y efecto entre las actividades del proyecto que generan los resultados, los objetivos y los impactos. Esto significa que cada paso conduce al siguiente. La columna derecha del cuadro sugiere algunos resultados típicos del proyecto en línea con estas consideraciones. El recuadro sólo muestra un modelo genérico de un proyecto, pero ayuda a entender la relación causa-efecto.
Los proyectos para el desarrollo de cadenas de valor pueden parecer un poco diferentes cuando incorporan varias soluciones (por ejemplo, fortalecimiento de la organización de productores, mejoramiento de la productividad de los sistemas de producción a través de prácticas sostenibles como la agroecología, el fortalecimiento de los servicios de apoyo, mejoramiento del entorno de negocios), en ese caso una serie de vías de impacto se desarrollan en forma de una estructura de árbol con varias líneas paralelas que conducen al impacto deseado y cada resultado que puede representar un campo de acción independiente.
A continuación, se presenta un caso que ayuda a visualizar esta situación y cómo los diversos resultados de un proyecto se interrelacionan entre sí en un programa en Ecuador. El objetivo general del programa es mejorar la restauración de ecosistemas de montaña de una región relevante por su generación de beneficios para la sociedad, como la provisión de agua y la producción de alimentos para más de 2 millones de personas, además de un fuerte vínculo con la identidad cultural de varios pueblos tradicionales de la región. El programa se concentró en la generación de ingresos para la población local a través del fomento de cadenas de valor sostenibles (azul), la implementación de medidas de restauración de ecosistemas en agroecosistemas y en áreas relevantes en la prestación de servicios ecosistémicos de regulación y culturales (verde), la consolidación de procesos de gobernanza y toma de decisiones (blanco) y mejora de la gestión de conocimientos sobre la gestión de estos ecosistemas. Las flechas significan las interrelaciones entre los diversos componentes del proyecto.
Finalmente, podemos traducir el modelo de resultados en una “matriz de impacto” o en una “matriz de orden lógico” para el proyecto. La matriz complementa la secuencia con indicadores que miden el logro de las actividades, resultados, objetivos del proyecto y los supuestos.
La siguiente tabla presenta en forma de plantilla un ejemplo de una matriz de impacto para el desarrollo de una cadena. Los indicadores y supuestos son sólo ejemplos.
Paso 2. Definición de indicadores y los parámetros que describen las cadenas y sus cambios
Las métricas proporcionan el criterio para medir el desempeño económico, ambiental y social de la cadena.
El volumen total comercializado en el sector o el número de empresas ayudan a medir el tamaño de la cadena de valor. De igual importancia es el tamaño de los grupos de productores o productoras, el número de cooperativas y sus miembros, el número de jóvenes o mujeres emprendedoras con o sin acceso a servicios de asistencia técnica específica. La dimensión ambiental incluye, por ejemplo, las relaciones de eficiencia de los recursos y la superficie terrestre afectada por las prácticas de producción sostenibles (o no sostenibles).
Las métricas de rendimiento económico y social a menudo se basan en cálculos del modelo de negocios. Los ingresos de las pequeñas empresas o de las organizaciones de productores son un caso interesante, ya que pueden referirse a: a) los ingresos capturados por el operador en comparación con el valor generado por toda la cadena o, b) el % generado por la cadena en los ingresos totales del operador, incluidas otras fuentes de ingresos.
Las métricas de la cadena de valor proporcionan la base cuantitativa para describir, planificar y supervisar las cadenas de valor.
El monitoreo utiliza algunos parámetros como indicadores del proceso de cambio.
Trataremos a continuación primero la dimensión económica, seguida de los parámetros ambientales y sociales. Todos los parámetros pueden convertirse en indicadores para el desarrollo de la cadena de valor, por lo tanto, los parámetros medibles son la base del monitoreo basado en resultados.
Parámetros económicos. Los principales parámetros del análisis económico son los precios de mercado, el volumen de productos, el valor añadido y el valor capturado, los números y tamaños de las empresas, sus ingresos y empleo.
Un tema importante es que la evaluación de la eficiencia de la cadena, que es el costo unitario de producción, está estrechamente relacionada con las métricas de negocio. El desempeño económico de la cadena de valor de interés se puede comparar con los parámetros de cadenas competidoras en otros países o industrias similares como referencia.
El siguiente recuadro presenta algunos parámetros económicos importantes.
Parámetros ambientales. Este conjunto de métricas complementa la economía con parámetros ambientales. Una buena fuente son los diferentes conjuntos de indicadores ambientales que contienen gran número de criterios es la evaluación ambiental de las cadenas de valor. Muchos de estos indicadores son parámetros agregados que se componen de diferentes métricas y a veces requieren procedimientos complejos de valoración y la elección de la metodología para llevar a cabo la valoración puede ser un desafío de decisión en sí mismo para el que no existe una solución óptima.
Algunos ejemplos son herramientas como la “evaluación del ciclo de vida”, las “huellas” ecológicas de los productos finales o el cálculo de las dependencias, impactos y externalidades sobre los servicios ecosistémicos. El siguiente recuadro se centra en algunas métricas clave que se pueden utilizar para informar las herramientas de evaluación ambiental.
Parámetros sociales. El desarrollo de cadenas de valor inclusivas contribuye al desarrollo económico en el territorio, pero también con la inclusión económica de grupos pobres o vulnerables, a quienes debe proporcionar mejores oportunidades de ingresos. Los parámetros sociales cuantifican y caracterizan los grupos afectados por la pobreza y la exclusión social en la cadena de valor y sus alrededores. Se trata de agricultores y agricultoras, empresarias y empresarios, autónomos, trabajadoras y trabajadores asalariados, así como mujeres o jóvenes.
En primer lugar, necesitamos saber el tamaño de los grupos: el número de hogares y personas pertenecientes a estos grupos identificados en el mapa de la cadena de valor. Un segundo conjunto de parámetros clasifica y evalúa el estado de estos grupos. Abarca diferentes dimensiones: criterios monetarios y criterios no monetarios. Los criterios de bienestar económico incluyen ingresos y activos productivos, otros parámetros miden el estatus social. El perfil de los grupos incluye información sobre la edad promedio, el género y el origen étnico, criterios que proporcionan información adicional importante para el análisis sociocultural y para comprender los incentivos que están detrás del comportamiento de las personas.
Se supone que la formulación de objetivos e indicadores debe seguir los criterios SMART, que significan S-específico, M-medible y A-alcanzable, R-relevante y T-temporal. Los indicadores de productos y resultados miden el cambio de los parámetros seleccionados y operacionalizan los objetivos estableciendo una línea de base y un valor objetivo.
Herramienta para la verificación de principios y criterios de sustentabilidad en proyectos productivos. A manera de ejemplo, compartimos esta herramienta desarrollada en México por la Comisión Nacional para el Conocimiento y Uso de la Biodiversidad (CONABIO) en cooperación con la Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas (CONANP). Ambas instituciones desarrollaron esta herramienta para su uso en Proyectos Productivos que sirven para homologar conceptos e integrar criterios básicos para orientar la acción de los involucrados en proyectos productivos sostenibles de una manera práctica, clara y objetiva.
Se definieron 5 principios: 1) uso sustentable de los componentes de la biodiversidad, 2) conservación de la biodiversidad, 3) sostenibilidad económica y financiera, 4) distribución de beneficios y 5) gobernanza. Cada uno de estos principios cuenta con criterios, líneas de acción que orientan el cumplimiento de los principios, y estos criterios a su vez cuentan con indicadores, que son las variables o medidas utilizadas para evaluar un criterio. La herramienta también sugiere medios de verificación o verificadores, que son datos, documentos o mecanismos que permiten recoger evidencia sobre cada indicador. Puedes descargar la herramienta en formato PDF:
Paso 3. Recopilar los datos, verificar las hipótesis de cambio y establecer el impacto del proyecto
Para medir el cambio y el progreso del proyecto, el monitoreo genera dos tipos de información:
- Cambios en los parámetros de la cadena de valor.
- El logro de indicadores del proyecto, los resultados y el impacto.
La primera es la dinámica interna de la propia cadena de valor, el hecho de que los operadores reaccionan a la demanda de los consumidores y a las oportunidades de negocio. Como hemos argumentado anteriormente, sólo debemos considerar esos cambios como un impacto de la acción de desarrollo, donde podemos establecer una conexión clara entre los cambios observados con las estrategias de intervención y las actividades del proyecto. Necesitamos ambos, la medición de los parámetros de la cadena y de los indicadores en el modelo de resultados. El monitoreo tiene que demostrar de manera creíble que la lógica de la estrategia del programa se ajusta al proceso de desarrollo, ya que realmente tiene lugar.
Para supervisar el desarrollo general de la cadena de valor los analistas toman el análisis inicial de dicha cadena como referencia y buscan cambios. Por lo tanto, utilizan las mismas herramientas que durante el análisis de la cadena de valor. Esto comienza con la actualización del mapa de la cadena de valor, lo que permite registrar los cambios estructurales relevantes. Estos cambios pueden estar en los procesos de negocio, en los modelos de negocio de los operadores, en el tipo de enlaces o cualquier otro elemento. El monitoreo también se refiere a las métricas cuantitativas de la cadena, sin embargo, no es necesario repetir completamente el análisis de la cadena de valor. La tarea consiste en hacer un seguimiento de los parámetros importantes y detectar cambios estructurales importantes.
En el segundo nivel, el monitoreo da seguimiento al modelo de resultados: la teoría del cambio del proyecto en cuestión. Aquí el primer punto es medir los indicadores contenidos en la matriz de impacto. La evaluación va de la mano con la actualización general de los parámetros de la cadena de valor. La pregunta interesante es si el cambio real está en línea con el desarrollo esperado o si hay alguna diferencia. Incluso si la cadena de valor ha evolucionado como se esperaba, sigue siendo útil identificar los impulsores del cambio. Para ello, tenemos que examinar las hipótesis de impacto inicial, es decir, los vínculos causales entre las actividades, los productos, los resultados y el impacto final. Los socios y clientes del proyecto deberían haber utilizado los servicios del proyecto para realizar soluciones en la cadena. Las soluciones deberían haber hecho una diferencia en el desarrollo de la cadena, traduciéndose en una mejora de la competitividad de la cadena de valor. ¿En qué medida un mayor valor añadido es el resultado del aumento de la competitividad frente a otros factores intermedios, como los precios? Y por último: ¿los productores y empleados obtienen una parte justa de los ingresos más altos de la cadena o se benefician de otras maneras del crecimiento?
Paso 4. Uso de los resultados para la rendición de cuentas y el aprendizaje
El monitoreo basado en resultados, aplicado al desarrollo de cadenas de valor, muestra hasta qué punto el proyecto implementado está logrando sus objetivos. La información del monitoreo alimenta los informes de avance y proporciona la base para las evaluaciones de los proyectos externos. Al mismo tiempo, el monitoreo sirve al propósito mismo de orientación del proyecto.
El monitoreo basado en resultados tiene que integrarse en el ciclo de gestión de proyectos, que comienza aclarando las necesidades de información de los gestores y termina con el uso de la información para realizar tareas de gestión y tomar decisiones. La administración debe determinar en qué nivel del marco de resultados centrarse y qué herramientas de monitoreo utilizar. Hay varios usos del monitoreo para la gestión de proyectos. El monitoreo se utiliza para:
· Gestión operativa a corto plazo
· Gestión estratégica
· Informes
La gestión a corto plazo necesita principalmente información sobre el uso de las actividades. La información generada aquí se utiliza para mejorar la prestación de servicios a los socios. Otros instrumentos son el monitoreo financiero y de actividades.
El monitoreo estratégico necesita información sobre los diferentes niveles del modelo de resultados para actualizar las hipótesis de impacto y ajustar la estrategia del proyecto si es necesario. De particular relevancia es el seguimiento de la mejora de los resultados. En un entorno dinámico, los administradores de proyectos tienen que asegurarse de que la visión de actualización sea realista y el proyecto realice un seguimiento.
La preparación de los informes aprovecha todos los datos de monitoreo que cuentan la historia del proyecto. Utiliza el modelo de resultados para mostrar el cambio continuo en cada nivel.
Por último, los directores de proyectos y los responsables de la toma de decisiones deben utilizar la información del monitoreo para preparar evaluaciones, comparar los diferentes enfoques del proyecto y aprender para el futuro.
El monitoreo cierra el ciclo que inicia con la formación de la estrategia, la planificación e implementación del proyecto, hasta que se emiten las consideraciones estratégicas renovadas. Sólo cerrando el ciclo podemos ser más eficaces con el tiempo y lograr un éxito duradero.
Esperamos que hayas disfrutado de este viaje de aprendizaje y que los elementos conceptuales y herramientas aprendidas sean de utilidad en tus proyectos.
¡Hasta la próxima!
*Estas capacitaciones fueron desarrolladas para personal de la Secretaría de Agricultura.
Hacer examen final
*Estas capacitaciones fueron desarrolladas para personal de la Secretaría de Agricultura.